INVENTARIO DOCUMENTAL: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo y tiene como principal utilidad el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada unidad docuemntal. Además de que serán los unicos que permitan realizar una transferencia primaria, que es la operacion de traslado al archivo de concentracion de los expedientes, cuyo tramite ha terminado, o su consulta es muy esporadica.
FOLIACION: Operacion incluida en el trabajo de ordenacion, que consiste en enumerar en forma progresiva las hojas de cada unidad docuemntal. Esta actividad es imprecindible en el proceso de organizacion archivistica ya que controla la cantidad de folios (hojas) de una unidad de conservacion dada (carpeta, legajo, etc); y controla la calida, entendida esta ultima como repecto al principio de orden original y conservacion de la integridad de la unidad docuemtnal o unidad archivistica. La foliacion permite el localizar y ubicar, de manera puntual, un docuemnto, y diligenciar difertentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control, prestamos, TRD, TRV) y de consulta (inventarios, guias, catalogos).
TRANSFERENCIAS DOCUEMNTALES: Es el traslado de las series y/o subseries docuemtnales que han cumplido su tiempo en el archivo de gestion u oficina al archivo central o intermedio. Para la transferncia, hay que primero clasificar los docuemtnos, segun el Cuadro de Clasificacion Documental. Los docuemntos propios de cada dependecincia , de acuedo a sus funciones, se separan segun el cuadro de clasificacion, siendo una herramienta que permite la codificacion e identificacion de cada una de las series, subseries y tipologias documentales en cada dependencia.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenacion interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio fundamental de la archivistica que establece que los documentos producidos por una institucion no deben mezclarsen con los otros.
FONDO ACUMULADO: Es un conjunto de documentos dispuestos sin ningun criterio de organizacion archivisticas, ni condiciones de conservacion, que imposibilita ser fuente de informacion y consulta.
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